Remote Check-In: cosa devono sapere oggi i proprietari (e come evitare rischi)

Negli ultimi mesi il tema del check-in da remoto è tornato al centro dell’attenzione. Una sentenza, un ricorso del Ministero e, nell'ultima settimana, la sentenza del Consiglio di Stato. Senza contare le interpretazioni diverse da città a città e alcune derive di amministrazioni locali: per molti proprietari la situazione sembra confusa. In realtà, è possibile orientarsi con chiarezza — e questo articolo è stato scritto proprio per questo.

In Mybo Lab vogliamo rendere semplice ciò che spesso viene raccontato in modo complicato. E il check-in da remoto è uno dei migliori esempi.

Perché se ne parla? Cosa è successo davvero

Negli ultimi mesi si è creato un vero caos comunicativo sul tema del check-in da remoto: prima la circolare del Ministero dell’Interno di novembre 2024, poi la sentenza del TAR che sembrava riaprire le porte al self check-in, infine la nuova sentenza del Consiglio di Stato di novembre 2025 che ha rimesso ordine, almeno in parte.

In estrema sintesi:

• il Consiglio di Stato ha confermato che l’obbligo di identificazione “de visu” degli ospiti esiste (è sempre esistito) e resta valido;

• ha chiarito che non è sufficiente (e non lo è mai stato) raccogliere solo le foto dei documenti e mandare un codice di accesso automatico senza alcun controllo visivo;

• ma, punto fondamentale, ha anche riconosciuto che il “de visu” può essere fatto con la tecnologia: dispositivi di videocollegamento all’ingresso, spioncini digitali, sistemi che scattano un fermo immagine all’accesso, ecc., purché permettano di verificare, in quel momento, che chi entra sia la stessa persona del documento.

  
  

La sentenza, quindi, non dice “niente più tecnologia”, ma “niente più check-in completamente ciechi”: il controllo visivo deve esistere, e può essere svolto anche tramite soluzioni digitali ben progettate.

Cosa possiamo fare oggi (e cosa è meglio evitare)

Alla luce della sentenza, il quadro operativo è questo:

Cosa è rischioso:

• sistemi in cui:

  • il guest manda solo la foto del documento prima dell’arrivo,

  • riceve un codice/keybox,

  • entra in appartamento senza che nessuno (persona o sistema) verifichi chi è realmente.

Questa è proprio la procedura “estrema” che la sentenza indica come non conforme alla ratio di sicurezza dell’art. 109 T.U.L.P.S.

Cosa è consentito e in linea con lo spirito della norma:

• check-in con presenza fisica;

• check-in da remoto supportato da tecnologia, ad esempio:

  • videocitofono o videochiamata al momento dell’accesso;

  • spioncino digitale con foto o video dell’ingresso;

  • sistemi di QR code che generano un fermo immagine abbinato al documento;

  • in generale, qualsiasi soluzione che permetta di dimostrare che la persona che entra è la stessa del documento registrato.

    
    

Quello che conta non è "la consegna delle chiavi di persona”, ma la possibilità di dimostrare chi ha effettivamente avuto accesso all’immobile.

In pratica: cosa cambia per te se usi il self check-in

 Ecco cosa significa davvero la sentenza del Consiglio di Stato nella vita quotidiana di un proprietario o gestore:

1. Il self check-in rimane possibile

Non è stato vietato nulla: si può continuare a usare un sistema di accesso automatico.

2. Non basta inviare un codice dopo aver raccolto i documenti

La procedura “documento via messaggio + codice/keybox” non è sufficiente: serve un controllo visivo nel momento in cui l’ospite entra.

3. Serve una tecnologia che permetta un controllo de visu

Sono ammesse soluzioni come:

– videocitofono smart

– spioncino digitale con foto o video

– QR code con fermo immagine abbinato al documento

– video-identificazione all’ingresso

Tutti sistemi che dimostrano chi entra e quando.

4. Devi poter conservare una prova del controllo

La sentenza chiarisce che l’identificazione deve essere effettuata nel momento dell’accesso (“hic et nunc”) e deve essere idonea a verificare chi entra.

Per questo, oltre a effettuare il controllo visivo, è importante poter dimostrare — se richiesto — che la verifica è avvenuta attraverso una procedura tracciabile o un’evidenza tecnica generata dal sistema utilizzato.

5. Alcuni Comuni potrebbero interpretare la norma in modo più rigido

Le regole sono nazionali, ma l’applicazione è locale: per questo una procedura ibrida (tecnologia + presenza quando serve) resta la soluzione più sicura.

6. Il property manager diventa un vero scudo operativo

Chi gestisce da solo deve aggiornare procedure, tecnologia e tracciabilità. Affidarsi a un professionista riduce il rischio e garantisce conformità continua.

Il ruolo di AIGAB e i prossimi passi attesi dal Ministero

Come Mybo, facciamo parte di AIGAB — Associazione Italiana Gestori Affitti Brevi, che da mesi lavora fianco a fianco con il Ministero dell’Interno per arrivare a un quadro chiaro, moderno e applicabile sul tema dell’identificazione degli ospiti.

La sentenza del Consiglio di Stato, per quanto importante, non definisce ancora come debba essere fatta in concreto l’identificazione “de visu”, cioè:

• quali tecnologie sono ammesse

• quali requisiti devono avere

• quale forma di tracciabilità è sufficiente

• come un gestore può dimostrare la verifica in caso di controlli

  
  

Questo, a nostro parere, è il nodo centrale: anche se l’identificazione “de visu” avviene (di persona o tramite tecnologia), come può il gestore dimostrarlo, in caso di controlli?

Inoltre, dopo l’accesso, chiunque potrebbe entrare nell’immobile, e il gestore non può materialmente presidiare l’ingresso 24 ore su 24.

Proprio per questo AIGAB sta chiedendo — e la sentenza lo rende ancora più urgente — un tavolo tecnico ufficiale con il Ministero per:

• definire quali tecnologie sono valide

• stabilire standard chiari, replicabili e verificabili

• evitare interpretazioni locali contraddittorie

• tutelare sia la sicurezza pubblica che la sostenibilità operativa del settore

• permettere procedure moderne, digitali e realmente efficienti

  
  

Secondo AIGAB, e secondo noi, il punto non è “costringere tutti al check-in in presenza”, ma garantire:

un controllo visivo reale + una prova tracciabile del momento in cui l’ospite entra in struttura.

Strumenti come videocitofoni smart, spioncini digitali, QR code con fermo immagine o sistemi di video-identificazione all’ingresso sono perfettamente in linea con questa logica — e la stessa sentenza del Consiglio di Stato li cita come esempi positivi.

L’obiettivo comune è arrivare a uno standard ufficiale che eviti improvvisazioni, abusi e interpretazioni arbitrarie.

Sei un gestore o property manager?

Per chi, come noi, lavora ogni giorno sul campo, è fondamentale sostenere le associazioni che rappresentano davvero il nostro settore. AIGAB sta portando avanti un lavoro importante e concreto nei confronti del Ministero: per questo invitiamo i gestori e i property manager a valutare l’adesione. Uniti possiamo dare più forza alle nostre istanze e contribuire a costruire un mercato più chiaro, moderno e sostenibile per tutti.

Come Mybo interpreta (e applica) queste regole

Per noi questo passaggio è stato naturale, perché già prima della sentenza avevamo scelto una logica prudente e in linea con la normativa dell'art. 109 T.U.L.P.S.

Finché il Ministero non chiarirà quali tecnologie sono riconosciute come valide, proseguiremo con questa logica:

• dove serve o dove è richiesto, effettuiamo il check-in fisico con city manager e collaboratori locali;

• dove si utilizza il self check-in, utilizziamo:

  • procedure di identificazione con controllo visivo (video, spioncino digitale, sistemi tracciati),

  • verifica della corrispondenza tra la foto del documento e il selfie dell’ospite attraverso sistemi dedicati,

  • protocolli chiari per gestire anomalie (documenti poco leggibili, ospiti che non coincidono, accessi sospetti).

    
    

L’obiettivo è semplice: offrire ai proprietari (e agli ospiti) la comodità del check-in flessibile senza rinunciare a sicurezza, conformità normativa e tranquillità in caso di controlli.

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In un contesto che evolve così rapidamente, la differenza la fa chi sceglie di restare informato, di adottare procedure solide e di lavorare con responsabilità. Questo è l’obiettivo di Mybo Lab: offrire chiarezza, strumenti concreti e un punto di riferimento affidabile per chi gestisce o possiede un immobile nel mondo degli affitti brevi.

A presto.